Termes de référence
On appelle généralement « termes de références » le document de quelques pages qui permet au commanditaire d'une évaluation de passer commande à un évaluateur, et de lui expliquer ce qu'il veut et pourquoi il le veut.
La rédaction de ce document est une des premières étape de la mise en oeuvre d'une évaluation.
Elle conclut une phase de réflexion et d'animation préalable qui permet de formaliser les attentes qui sont à l'origine de la commande de l'évaluation. Elle prépare la deuxième étape de la mise en oeuvre, l'élaboration de la note méthodologique. Cette dernière sera rédigée par l'évaluateur (ou par les candidats évaluateurs dans le cas d'un appel d'offres). Elle permettra à ce dernier d'expliquer en détail au commanditaire la méthode et la démarche qu'il compte utiliser pour réaliser le travail qui va lui être confié.
La responsabilité de l'élaboration des termes de références incombe donc au commanditaire de l'évaluation. C'est souvent un des maîtres d'ouvrage de l'opération évaluée. Il peut y associer d'autres acteurs, le maître d'oeuvre, ses partenaires, les acteurs locaux impliqués...
La rédaction des termes de références doit permettre au commanditaire d'être lui même au clair sur ce qu'il attend de l'évaluation, et de communiquer avec les futurs évaluateurs.
Les termes de références doivent être clairs, fidèles, complets, et cohérents.
Source : Préparer les termes de référence d'une évaluation - F3E - GRET
Schématiquement, les termes de référence se divisent en six grandes parties :
1. Description de l'action à évaluer
1.1. Présentation de l'action à évaluer et de son contexte
1.2. Justification de l'évaluation
2. Description des enjeux et de la démarche générale
2.1. Problématique de l'évaluation
2.2. Démarche de l'évaluation
2.3. Le champ de l'évaluation
3. Description du travail demandé à l'évaluateur
3.1. Les faits : établir un bilan global de l'action de coopération
3.2. La démarche analytique : évaluer l'action de coopération
3.3. Les conclusions
3.4. Les recommandations
3.5. Tirer des enseignements
3.6. Etablir une synthèse
4. Conditions particulières de la mise en concurrence
4.1. Description de l'expertise attendue
4.2. Modalités de choix du prestataire
5. Description du processus d'évaluation
5.1. Le comité de pilotage
5.2. Les étapes de l'évaluation
6. Description des livrables
6.1. Rapport préliminaire
6.2. Note de fin de mission
6.3. Rapport provisoire
6.4. Rapport définitif
Source : Guide de l'évaluation 2007 - MAE