Utiliser Excel

Microsoft Excel offre de nombreuses fonctions qui facilitent la gestion et l'analyse d'une base de données. Tout tableau, dans Excel, peut être assimilé à une base de données.

Organisation

Sous totaux automatiques

Microsoft Excel peut résumer automatiquement des données en calculant des valeurs de sous-total et de total général dans une liste. Pour utiliser des sous-totaux automatiques, votre liste doit contenir des colonnes avec étiquettes et être triée sur les colonnes pour lesquelles vous souhaitez obtenir des sous-totaux.
Quand vous insérez des sous-totaux automatiques, Excel crée le plan de la liste en groupant les lignes de détail avec chaque ligne de sous-total associée, puis les lignes de sous-total avec celle du total général.

Tri

Tri sur une seule colonne : Utilisation du bouton de tri - Ordre croissant / décroissant

  1. Cliquez sur une cellule dans la colonne que vous voulez trier.
  2. Cliquez sur le bouton Tri croissant. ou Tri décroissant

Tri sur plusieurs colonnes

  1. Cliquez sur une cellule dans la liste que vous souhaitez trier.
  2. Dans le menu Données, cliquez sur Trier.
  3. Dans les zones Trier par et Puis par, cliquez sur les colonnes que vous voulez trier.

Utilisation de filtres

Les filtres servent à limiter l'affichage d'une liste à un sous ensemble de lignes répondant à un ou de plusieurs critères.

  1. Cliquez sur une cellule de la liste à filtrer.
  2. Dans le menu Données, pointez sur Filtre, puis cliquez sur Filtre automatique.

Tableaux croisés dynamiques

Un rapport de tableau croisé dynamique est un tableau interactif permettant de synthétiser rapidement de grandes quantités de données. Vous pouvez faire pivoter ses lignes et colonnes pour afficher diverses synthèses des données source, filtrer les données en affichant différentes pages ou afficher les détails des zones intéressantes.

Champs et éléments   Un rapport de tableau croisé dynamique contient des champs. Chacun de ces champs correspond à une colonne dans les données source et synthétise plusieurs lignes d'informations des données source. Les champs figurant dans un rapport de tableau croisé dynamique répertorient des éléments de données présents dans des lignes ou des colonnes. Les cellules situées à l'intersection des lignes et des colonnes affichent les données de synthèse relatives aux éléments figurant au-dessus de la colonne et à gauche de la ligne.
Il faut alors faire glisser les champs retenus comme entêtes de ligne et de colonne dans "étiquettes de ligne" et/ou "étiquettes de colonne", puis le ou les champs contenant les valeurs à afficher dans le cadre " valeurs". Il est possible de combiner plusieurs entêtes de lignes et colonnes ainsi que plusieurs données en faisant glisser les champs aux endroits voulus.

Plusieurs modes de calcul sont disponibles : Nombre de valeurs, somme, moyenne, etc.. Pour sélectionner le mode de calcul souhaité :

  1. faire un clic droit sur une des cellules à modifier pour faire apparaître un menu contextuel
  2. sélectionner "synthétiser les données par"
  3. sélectionner le mode de calcul souhaité.

Pour mettre en forme les nombres (séparateur de milliers, nombre de chiffres après la virgule, pourcentage, …) :

1.    faire un clic droit sur une des cellules à modifier pour faire apparaître un menu contextuel
2.    sélectionner "format de nombre"